آرشيو اسناد

Baygani

بايگاني مجموعه اي از اسناد و مدارك است كه با افزوده شدن حجم آنها امكان دسترسي به اين اسناد و مدارك روز به روز مشكل تر ميشود. از طرفي در روشهاي سنتي بايگاني بازيابي اسناد تنها از طريق كلاسه كردن آنها امكان پذير است و بنابراين تنها از يك طريق ميتوان به اسناد مورد نظر دسترسي داشت. در سيستم بايگاني بريد امكاناتي فراهم شده است تا در سيستم بايگاني بريد امكاناتي فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتي پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج نموده و در سيستم تعريف كرد. لازم به ذكر است كه هنگام ورود اين پرونده ها و اسناد در سيستم اقلام اطلاعاتي براي آنها وارد ميشود كه اين پرونده ها و اسناد مذكور با استفاده از هر يك از اين اقلام اطلاعاتي قابل جستجو خواهند بود. يكي از اساسي ترين چالشهاي بايگاني در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان و جلوگيري از عدم بازگشت آنها به بايگاني.

همچنين با بالا رفتن ميزان مراجعه به اسناد در بايگاني مديريت اين مراجعه بسيار مشكل خواهد شد. از اين رو در سيستم بايگاني بريد تمهيداتي براي اين قضيه انديشيده شده است. بدين ترتيب كه در بسياري از موارد كه بحث ارائه اصل اسناد به مراجع ذيصلاح لازم نيست ميتوان از نسخه الكترونيكي اسناد در سيستم استفاده نمود و در موارد لزوم در مراجعه به اصل اسناد ميتوان با استفاده از امكان امانت پرونده ها سابقه اين امر را ثبت،پيگيري و رديابي كرد.